Migrazione della posta a Microsoft 365
Spostiamo la posta aziendale da Aruba, Register, Gmail, Libero e qualsiasi altro provider a Microsoft 365, da IMAP o da POP3, senza perdere messaggi e senza fermare il lavoro.
- Indirizzi email invariati, dominio dove si trova
- Copia della posta mentre si continua a lavorare
- Passaggio a fine giornata o nel fine settimana
- Da IMAP, POP3, Gmail e Google Workspace
- Per gli enti pubblici acquisto anche tramite MePA
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In breve
- Spostiamo la posta aziendale a Microsoft 365 da qualsiasi provider, sia con accesso IMAP sia con POP3.
- L’indirizzo email resta lo stesso. Durante la copia si continua a lavorare e il passaggio vero si fa in un orario concordato.
- Si parte da un’analisi gratuita: elenco delle caselle, dimensioni, dispositivi e un piano con fasi e costi.
Molte aziende e molti studi della zona hanno la posta presso il provider che gli ha registrato il dominio anni fa. Funziona, finché non servono un calendario condiviso, più spazio, l’accesso sicuro dal telefono o una protezione migliore contro phishing e caselle violate. A quel punto Microsoft 365 è la scelta più comune, e il punto delicato è il trasloco: niente messaggi persi, niente giorni senza posta, nessun collega lasciato indietro.
Da quali provider facciamo la migrazione
Lavoriamo con qualsiasi servizio di posta che permetta l’accesso IMAP o POP3. I casi più frequenti:
- Aruba
- Register.it
- Gmail e Google Workspace
- Libero
- caselle sul dominio aziendale presso altri hosting
- altri provider con IMAP o POP3
Il dominio può restare dov’è: per spostare la posta basta modificare alcuni record DNS, non serve trasferire il dominio.
IMAP o POP3: cambia il modo di lavorare
La prima cosa che verifichiamo è come oggi i programmi di posta leggono le caselle, perché da questo dipende dove si trovano davvero i messaggi.
Caselle in IMAP
I messaggi e le cartelle stanno sul server del provider. Li copiamo direttamente da lì verso Microsoft 365 con gli strumenti di migrazione di Microsoft, casella per casella, mentre le persone continuano a usare la posta come sempre.
Caselle in POP3
Con il POP3 la posta viene scaricata sul computer e spesso cancellata dal server. Lo storico quindi non è sul provider ma nei PC: negli archivi di Outlook (file PST) o in altri programmi. In questo caso recuperiamo gli archivi da ogni postazione, li esportiamo e li importiamo nella nuova casella. È il lavoro più delicato, perché capita che lo stesso utente abbia archivi su due PC o su un vecchio portatile.
Gmail e Google Workspace
Da Google Workspace Microsoft mette a disposizione una procedura dedicata che può portare anche calendario e contatti. Da un account Gmail personale si procede invece via IMAP.
Cosa si sposta e cosa va ricreato
| Elemento | Da IMAP | Da POP3 (archivi sul PC) |
|---|---|---|
| Messaggi e cartelle | Sì, dal server | Sì, dagli archivi dei PC |
| Contatti e calendario | No, si esportano e importano a parte | Sì, se sono nell’archivio di Outlook |
| Regole, firme, risposte automatiche | Si ricreano | Si ricreano |
| Caselle condivise (info@, amministrazione@) | Diventano cassette condivise | Diventano cassette condivise |
Le cassette condivise di Microsoft 365 non richiedono una licenza propria entro certi limiti di spazio: per gli indirizzi generici come info@ o amministrazione@ spesso non serve acquistare un utente in più.
Come lavoriamo
- Analisi Elenchiamo caselle, alias e dimensioni, capiamo se si usa IMAP o POP3, chi gestisce il dominio e quali dispositivi inviano posta: stampanti, scanner, gestionali, siti web.
- Preparazione Attiviamo Microsoft 365, verifichiamo il dominio, creiamo utenti e cassette condivise e riduciamo la durata dei record DNS, così il cambio successivo si propaga in fretta.
- Copia della posta Copiamo lo storico mentre si continua a lavorare sulla vecchia posta. Per le caselle POP3 recuperiamo gli archivi da ogni PC.
- Passaggio In un orario concordato, di solito a fine giornata o nel fine settimana, cambiamo i record MX: da quel momento la posta nuova arriva su Microsoft 365. Poi facciamo una copia finale dei messaggi arrivati nel frattempo.
- Configurazione dei dispositivi Configuriamo Outlook sui PC, l’app sui telefoni, stampanti e scanner che inviano email e gli eventuali gestionali.
- Sicurezza e verifica Attiviamo l’autenticazione a più fattori, configuriamo SPF, DKIM e DMARC sul dominio, proviamo invio e ricezione con l’esterno. Il vecchio servizio si disdice solo dopo qualche settimana di funzionamento regolare.
Tempi e fermo della posta
La durata dipende soprattutto da quante caselle ci sono, da quanto pesano e, per il POP3, dalla velocità della connessione dell’ufficio, perché gli archivi vanno caricati da lì. Con l’analisi iniziale ti diamo un calendario preciso per il tuo caso.
Il fermo vero e proprio è molto breve. Il cambio dei record MX si propaga in un tempo che va da pochi minuti a qualche ora, in base alla durata impostata sui DNS. In quella finestra alcuni messaggi possono arrivare ancora sulla vecchia casella: per questo la copia finale si fa dopo il passaggio, e non si perde niente.
Quanto costa
Le voci sono due.
Le licenze Microsoft 365
Si pagano per utente, con canone mensile o annuale. I prezzi aggiornati sono sul sito di Microsoft. I piani più usati dalle piccole aziende:
| Piano | Cosa comprende | Adatto a |
|---|---|---|
| Exchange Online Piano 1 | Solo posta, calendario e contatti | Chi ha già Office e vuole solo cambiare la posta |
| Microsoft 365 Business Basic | Posta, Teams, OneDrive, SharePoint e app Office web e mobile | Chi lavora molto da browser e telefono |
| Microsoft 365 Business Standard | Quanto sopra più le app Office installate sul PC | La maggior parte degli uffici |
| Microsoft 365 Business Premium | Quanto sopra più gestione dei dispositivi e sicurezza avanzata | Chi tratta dati delicati o deve dimostrare misure di sicurezza, ad esempio per la NIS2 |
Si possono anche combinare piani diversi: non tutti in azienda hanno bisogno della stessa licenza.
Il nostro lavoro
La migrazione è un progetto con un prezzo definito prima di iniziare, dopo l’analisi gratuita. Il preventivo dipende dal numero di caselle, dal tipo di accesso (IMAP o POP3) e da quanti dispositivi vanno configurati. Gli enti pubblici possono acquistare il servizio anche tramite il MePA, dove siamo abilitati.
Gli errori più comuni
- Disdire il vecchio servizio insieme al dominio. Spesso dominio e posta sono nello stesso contratto: se si disdice tutto, si perde anche il dominio. Va disdetta solo la posta, e solo a migrazione conclusa.
- Dimenticare chi invia posta in automatico. Stampanti, scanner, gestionali e moduli del sito spediscono email con le vecchie impostazioni: vanno censiti prima e riconfigurati subito dopo.
- Perdere gli archivi POP3. Un vecchio portatile o un secondo PC con lo storico di un collega: se non lo si cerca prima, si scopre il problema quando il PC è già stato formattato.
- Trascurare SPF, DKIM e DMARC. Senza questi record le email in uscita finiscono più facilmente nello spam dei clienti, e il dominio è più facile da falsificare. Ne parliamo nell’articolo sul phishing.
- Pensare che Microsoft faccia anche il backup. Microsoft garantisce il servizio, non protegge dalle cancellazioni o da un ransomware. Il backup va previsto a parte: lo spieghiamo nella guida alla regola 3-2-1.
Per chi è
Seguiamo aziende, studi professionali ed enti pubblici in Basilicata, Puglia e Campania, dalla sede di Potenza. La migrazione si fa in gran parte da remoto; per la configurazione dei PC e delle stampanti veniamo in sede quando serve.
Una nota per studi e uffici che usano la PEC: la posta certificata non si sposta su Microsoft 365, resta presso il gestore accreditato. Si può continuare a usarla come prima.
Domande frequenti
Dobbiamo cambiare indirizzo email?
No. Gli indirizzi restano gli stessi, perché resta lo stesso dominio. Cambia solo il servizio che riceve e conserva la posta.
Si perde qualche messaggio durante il passaggio?
No, se il lavoro è fatto nell’ordine giusto. Lo storico si copia prima del passaggio e, dopo il cambio dei record MX, una copia finale recupera i messaggi arrivati sulla vecchia casella nel frattempo.
Possiamo lasciare il dominio presso Aruba o Register?
Sì. Il dominio può restare dal provider attuale: modifichiamo solo i record DNS che indicano dove consegnare la posta. Va disdetto il servizio di posta, non il dominio.
Per quanto tempo resta ferma la posta?
Di norma da pochi minuti a qualche ora, il tempo che il cambio dei record DNS si propaghi. Per questo il passaggio si fa a fine giornata o nel fine settimana.
La PEC si sposta su Microsoft 365?
No. La PEC è un servizio dei gestori accreditati e resta separata. Continua a funzionare come prima.
Un ente pubblico può affidarci la migrazione tramite MePA?
Sì, siamo abilitati sul Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione: l’ente può acquistare il servizio con le procedure previste.
Se stai pensando di passare a Microsoft 365, partiamo dall’analisi gratuita: ti diciamo quante licenze servono, quali e come organizzare il passaggio senza fermare l’ufficio.
